A nyári szabadság sokak számára a pihenés és feltöltődés időszaka, de a gondtalan kikapcsolódás alapja gyakran már az utazás előtti napokban eldől. Egy jól megszervezett feladatátadás nemcsak a munkahelyi folyamatok zavartalan működését biztosítja, hanem a kollégák munkáját is megkönnyíti. Dr. Kibédi-Varga Katalin, a JTI etikett szakértője szerint a szabadság előtti felkészülés a professzionális és tiszteletteljes munkahelyi kommunikáció része.

„Az, ahogyan tájékoztatjuk kollégáinkat a távollétünkről, sokat elárul arról, mennyire tiszteljük mások idejét. A jól előkészített feladatátadás lehetővé teszi, hogy mi is valóban kikapcsolódjunk a szabadság alatt”

– emeli ki a JTI etikett szakértője.

Tervezés és felkészülés

A sikeres feladatátadás alapja a megfelelő előkészítés. Érdemes már egy-két héttel az indulás előtt átgondolni, mely feladatok igényelnek helyettesítést és áttekinthető formában dokumentálni a folyamatban lévő teendőket. Fontos, hogy a helyettesítő kolléga hozzáférjen a szükséges információkhoz, dokumentumokhoz és kapcsolattartókhoz.

Egy rövid személyes egyeztetés szintén sokat segíthet abban, hogy a felmerülő kérdéseket még a szabadság előtt tisztázni lehessen.

Kommunikáljunk időben

A felettesek, kollégák és partnerek számára is megkönnyíti a tervezést, ha időben értesülnek a távollétünkről. A szabadság előtti napokban érdemes lezárni a függőben lévő ügyeket, valamint a helyettesítő kollégát bevonni a fontosabb egyeztetésekbe és kommunikációba.

Az „out of office” üzenet szerepe

Az automatikus válaszüzenet a szabadság alatti kommunikáció egyik legfontosabb eszköze. Érdemes benne feltüntetni a visszatérés várható időpontját, valamint annak az elérhetőségét, aki sürgős esetben segítséget tud nyújtani.

A pihenéshez határok is kellenek

A szabadság célja a feltöltődés, ezért fontos előre eldönteni, hogy mennyire szeretnénk elérhetők maradni. Ha nem tervezünk dolgozni a pihenés alatt, ezt érdemes egyértelműen jelezni, és következetesen tartani magunkat ehhez.

A kölcsönös tisztelet a dohányzási szünetekre is vonatkozik

A munkahelyi együttéléshez hozzátartozik az is, hogy figyelembe vesszük egymás szokásait és igényeit. A dohányzási szüneteket célszerű a kijelölt szünetidőkhöz igazítani, ügyelve arra, hogy azok ne jelentsenek plusz terhet a kollégák számára.

Fontos a kijelölt dohányzóhelyek használata, valamint az is, hogy a füst vagy a dohánypára ne zavarja a környezetünkben dolgozókat. A kölcsönös figyelmesség és tisztelet hozzájárul a harmonikusabb munkahelyi légkör kialakításához.

Dr. Kibédi-Varga Katalin szerint a szabadság előtti tudatos felkészülés nemcsak a munkahelyi hatékonyságot segíti, hanem azt is megmutatja, hogy távollétünk alatt is felelősséggel viszonyulunk kollégáinkhoz és közös feladatainkhoz.

Ha feliratkozik a Műszaki Magazin Hírlevelére, sosem marad le a híreinkről! További friss híreket talál a Műszaki Magazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!

The post Szabadságra mész? Ne hagyd magukra a kollégáidat! appeared first on Műszaki Magazin.