A nyári szabadság sokak számára a pihenés és feltöltődés időszaka, de a gondtalan kikapcsolódás alapja gyakran már az utazás előtti napokban eldől. Egy jól megszervezett feladatátadás nemcsak a munkahelyi folyamatok zavartalan működését biztosítja, hanem a kollégák munkáját is megkönnyíti. Dr. Kibédi-Varga Katalin, a JTI etikett szakértője szerint a szabadság előtti felkészülés a professzionális és tiszteletteljes munkahelyi kommunikáció része.

„Az, ahogyan tájékoztatjuk kollégáinkat a távollétünkről, sokat elárul arról, mennyire tiszteljük mások idejét. A jól előkészített feladatátadás lehetővé teszi, hogy mi is valóban kikapcsolódjunk a szabadság alatt”

– emeli ki a JTI etikett szakértője.

Tervezés és felkészülés

A sikeres feladatátadás alapja a megfelelő előkészítés. Érdemes már egy-két héttel az indulás előtt átgondolni, mely feladatok igényelnek helyettesítést és áttekinthető formában dokumentálni a folyamatban lévő teendőket. Fontos, hogy a helyettesítő kolléga hozzáférjen a szükséges információkhoz, dokumentumokhoz és kapcsolattartókhoz.

Egy rövid személyes egyeztetés szintén sokat segíthet abban, hogy a felmerülő kérdéseket még a szabadság előtt tisztázni lehessen.

Kommunikáljunk időben

A felettesek, kollégák és partnerek számára is megkönnyíti a tervezést, ha időben értesülnek a távollétünkről. A szabadság előtti napokban érdemes lezárni a függőben lévő ügyeket, valamint a helyettesítő kollégát bevonni a fontosabb egyeztetésekbe és kommunikációba.

Az „out of office” üzenet szerepe

Az automatikus válaszüzenet a szabadság alatti kommunikáció egyik legfontosabb eszköze. Érdemes benne feltüntetni a visszatérés várható időpontját, valamint annak az elérhetőségét, aki sürgős esetben segítséget tud nyújtani.

A pihenéshez határok is kellenek

A szabadság célja a feltöltődés, ezért fontos előre eldönteni, hogy mennyire szeretnénk elérhetők maradni. Ha nem tervezünk dolgozni a pihenés alatt, ezt érdemes egyértelműen jelezni, és következetesen tartani magunkat ehhez.

A kölcsönös tisztelet a dohányzási szünetekre is vonatkozik

A munkahelyi együttéléshez hozzátartozik az is, hogy figyelembe vesszük egymás szokásait és igényeit. A dohányzási szüneteket célszerű a kijelölt szünetidőkhöz igazítani, ügyelve arra, hogy azok ne jelentsenek plusz terhet a kollégák számára.

Fontos a kijelölt dohányzóhelyek használata, valamint az is, hogy a füst vagy a dohánypára ne zavarja a környezetünkben dolgozókat. A kölcsönös figyelmesség és tisztelet hozzájárul a harmonikusabb munkahelyi légkör kialakításához.

Dr. Kibédi-Varga Katalin szerint a szabadság előtti tudatos felkészülés nemcsak a munkahelyi hatékonyságot segíti, hanem azt is megmutatja, hogy távollétünk alatt is felelősséggel viszonyulunk kollégáinkhoz és közös feladatainkhoz.

Ha feliratkozik a Műszaki Magazin Hírlevelére, sosem marad le a híreinkről! További friss híreket talál a Műszaki Magazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!

The post Szabadságra mész? Ne hagyd magukra a kollégáidat! appeared first on Műszaki Magazin.

Így számukra az jelentheti a legnagyobb szabadságot, ha a céggel kapcsolatos ügyeket, ha kell, bárhol, bármikor, bármilyen eszközről intézhetik. Ez pedig elképzelhetetlen egy olyan jól működő felhőrendszer nélkül, amin keresztül minden információ és dokumentum pillanatok alatt elérhető és amin az éppen futó projektek és a munkatársak feladatainak státusza is egyszerűen lekövethető. A felhőre való átállást azonban számos hazai KKV a mai napig halogatja, pedig a szakértő szerint a csendesebb nyári időszak ideális alkalom lehet a digitalizációs fejlesztésekre.

„Ellentmondásnak tűnhet, de sokkal nagyobb szabadságot élvez az a vezető, aki digitálisan él és bárhonnan tud dolgozni, hisz így akár külföldről is pár perc alatt megoldhatja a sürgős eseteket anélkül, hogy hosszabb telefonokba vagy e-mailezésekbe bonyolódna. Ez pedig hatalmas érték lehet a vezetők számára, akik így a pihenésüket is nyugodtabban tölthetik, hisz tudják, minden eszközük és információjuk megvan ahhoz, hogy szükség esetén intézkedjenek.”

–  fejtette ki Juhász Viktor a felhőmegoldásokkal foglalkozó iSolutions ügyvezetője.

A cégnek akkor is működnie kell, mikor a munkatársak szabadságon vannak

A nyári hónapok a legtöbb vállalatnál egy csendesebb időszak, amikor a vezetők és a cég munkatársai is nyaralni mennek. Ilyenkor nehezebbé válik az együttműködés, hosszabbodnak a várakozási idők és részben, sőt sok esetben teljesen leállnak a projektek. Mivel a vállalatoknak alapvető érdekük, hogy ebben az időszakban is termeljenek, a vezetők gyakran találhatják magukat nehéz helyzetben, mikor a szabadságon lévő kollégák helyett nekik kell megoldaniuk a sürgős feladatokat, vagy kritikus helyzeteket.

„Nagyon sok cég életében a június, július, augusztus a leállás időszaka, mert a vezetők megszokták, hogy ilyenkor nagyon nehéz a munkatársakkal együttműködni, nem lehet közös megbeszéléseket szervezni, körülményes információhoz jutni. Azonban adódhatnak olyan helyzetek, amik ilyenkor sem tűrnek halasztást. Ideális esetben a cégnek kell, hogy legyen egy olyan rendszere, ahonnan mindenki számára elérhetőek a vállalat fontos adatai anélkül, hogy a szabadságon lévő munkatársakat meg kéne zavarni a megérdemelt pihenésükben”

– érvelt a felhőrendszerek mellett Juhász Viktor.

Ha a vezető távol van, a kollégák is lazábbra veszik a munkavégzést

Nyáron a szabadságolások miatt a legtöbb vállalat eleve csökkentett létszámmal működik, a munka lelassulását pedig tetézi, hogy a legtöbb esetben a vezető távollétében az irodában lévő kollégák munkatempója is csökken. Ez számos esetben azt eredményezi, hogy a vállalat vezetője egyszerűen nem mer szabadságra menni ebben az időszakban és inkább bent ül az irodában, hogy ellenőrizze a csapatát. Ez azonban senkinek nem jó megoldás, hisz mindkét oldalról frusztrációt eredményezhet, ami hosszútávon bizalmatlansághoz vezet. Egy jól működő felhő rendszerrel a dolgozók munkavégzése távolról is követhető, anélkül, hogy a kollégák azt éreznék, a főnökük a nyomukban lohol, ez pedig sokkal nagyobb szabadságot ad a vezetőnek is. Nem beszélve arról, hogy hosszútávon a munkatársak is szabadabbnak fogják érezni magukat annak köszönhetően, hogy nincsenek folyamatosan szóban vagy írásban számon kérve az elvégzett feladataikról.

Mit érdemes figyelembe venniük a vezetőknek a felhőre való átállás előtt?

A szakértő szerint a felhőre való átállás előtt sok esetben az egyik legfontosabb lépést hagyják ki a vezetők, ami a „TCO”, azaz a rendszer teljes birtoklási költségének mérlegelése. Ez a lépés abból áll, hogy meg kell tervezni a vállalat életét egy hagyományos és egy felhő rendszerben az eredményeket pedig össze kell vetni egymással. Ennél a tervezésnél általában a legfontosabb kérdések, hogy mennyibe kerül maga a rendszer? Mennyibe kerül a rendszer üzemeltetése? Mennyibe kerülnek az azt üzemeltető munkatársak? Az eredményeket érdemes négy-öt évre vetítve nézni, a végső döntést pedig a számok tükrében kell meghozni. A szakértő azt is elárulta, hogy mindig lesznek olyan cégek, akiknek jobban megéri saját szervereket venni, vagy bérelni és azokat belső rendszergazdákkal üzemeltetni, ám egy átlagos hazai KKV számára a felhőrendszer egy jóval praktikusabb és költséghatékonyabb megoldás lehet.

„A felhőrendszerek sokkal olcsóbbak a saját szervereknél, cserébe többet kell hozzá tanulni és edukálni kell a munkatársakat, ami szintén pénzbe kerül. Ilyen és ehhez hasonló szempontokat is végig kell járni a TCO-nál. Talán az a legfontosabb, hogy a cégvezető keressen egy olyan szolgáltatót, aki ezt érti és akivel végig tud menni ezeken a kérdéseken. Ideális esetben ezt kérni se kell, maga a szolgáltató ajánlja fel.”

– vélekedett Juhász Viktor.

5 nyomós érv cégvezetőknek a digitalizáció mellett

Szabadság! – és nem csak nyáron – Nincs annál felszabadítóbb érzés egy cégvezető számára, mikor tudja, nem adódhat olyan helyzet, ami miatt autóba kell pattannia és azonnal bemennie az irodába, hisz megvannak a hatékony eszközei ahhoz, hogy távolról is megoldjon mindent. Így legyen a horvát tengerparton, vagy a Kopaszi-gáton a telefonjáról, vagy tabletjéről egyszerűen intézkedhet a céges ügyekkel kapcsolatban.

Nincs többé mókuskerék! – A legtöbb vezető úgy gondolja, csak akkor dolgoznak a munkatársak, ha ő is bent van az irodában. Ennek következtében a munkatársak is megszokják, hogy valóban csak a főnök jelenlétében dolgozzanak. Egy jól működő felhős rendszer azonban a távoli ellenőrzés segítségével biztosítani tudja a munkafolyamatok olajozott menetét a vezető távollétében is, így segít kiutat találni a mókuskerékből.

Átlátható munkafolyamatok – A vezető és a munkatársak érdeke is, hogy a vállalat munkafolyamatai tiszták és átláthatóak legyenek. Egy hatékony felhő rendszerben a munkatársak számonkérése nélkül követhetők a napi feladatok, így a csúsztatások és félreértések is könnyen elkerülhetők. A felhőben lévő feladatkezelő rendszerek ráadásul rengeteg riportálással töltött időt is megspórolnak a munkatársaknak.

Minden eszköz egy helyen – A felhőrendszerek egyik legnagyobb előnye, hogy rengeteg szolgáltatást kínálnak egy helyen, így szinte bármilyen üzleti problémára komplex megoldást jelentenek. Az alkalmazások végtelen lehetőségét a felhő ráadásul rendkívül olcsón biztosítja.

Költséghatékony megoldás – A legtöbb felhőszolgáltatásnak havi fix költsége van, így nagyon egyszerű vele számolni, ez az összeg ráadásul töredéke a saját szerver, vagy a szerverbérlés és üzemeltetés költségének. A felhőrendszer ráadásul rugalmasan skálázható, így a vállalatnak csak azért kell fizetnie, amit valóban használ belőle, így a cég egyik legjobb befektetése lehet.

„Egy cégvezető számára az jelenti az igazi szabadságot, hogy lehet bárhol, elmehet külföldre, nyaralhat a családdal, vagy akár ülhet otthon is, ha szeretne, mert mindenhonnan látja és eléri azokat az adatokat, amik kellenek ahhoz, hogy szükség esetén beavatkozzon a céges rendszerbe. Ez a határtalan szabadság pedig hosszútávon egy rendkívül jó dolog.”

– zárta Juhász Viktor a felhőmegoldásokkal foglalkozó iSolutions ügyvezetője.

The post Nagyobb szabadságot élvezhetnek a digitalizált cégek vezetői appeared first on Műszaki Magazin.