Mi az elektronikus dokumentumkezelés?

Az elektronikus dokumentumkezelés olyan rendszer, amely lehetővé teszi a digitális dokumentumok létrehozását, tárolását, visszakeresését és biztonságos megosztását. Milyen előnyökkel jár az alkalmazása?

• Nagyobb hatékonyság: A digitalizált dokumentumok keresése és feldolgozása jóval kevesebb idő- és energiaráfordítást igényel.
• Magasabb biztonság: A digitális archiválás és titkosítás gondoskodik az érzékeny adatok védelméről.
• Jelentős költségmegtakarítás: A nyomtatási, postázási és tárolási kiadások minimalizálásával csökkennek az üzemeltetési költségek.
• Fenntartható működés: A papírmentes iroda nemcsak praktikus, hanem környezetbarát megoldás is.

Az elektronikus dokumentumkezelés hatékony és biztonságos alkalmazásához elengedhetetlen, hogy tisztában legyünk a különböző dokumentumtípusok és elektronikus aláírások sajátosságaival.

Az eltérő hitelesítési szintek és joghatások befolyásolják, hogy egy adott dokumentum milyen bizonyító erővel bír, illetve milyen helyzetekben használható fel jogszerűen. A szükséges aláírási forma kiválasztása nemcsak a jogi megfelelőséget biztosítja, hanem növeli a dokumentumok hitelességét és védelmét is.

Tudatos választással elkerülhetők a jogi és adminisztratív kockázatok, miközben a vállalati ügyek gördülékenyebbé válnak.

Miben különböznek egymástól az elektronikus dokumentumtípusok?

Az elektronikus dokumentumok típusai a hitelesítés módjában és a jogi érvényességüket tekintve is eltérnek egymástól. Ennek következtében a mindennapi használatuk is különböző formákat ölthet.

Gyakori tévhit, hogy csak a szöveges fájlok számítanak elektronikus dokumentumnak, pedig ide tartoznak az e-mailek, táblázatok, képek, hangfelvételek, sőt akár tervrajzok weboldalak (HTML/XML), multimédiás tartalmak és számos egyéb fájltípus is.

Az eIDAS rendelet meghatározása szerint az elektronikus dokumentum minden olyan tartalom, amely digitális formában kerül tárolásra – legyen szó szövegről, hanganyagról, képről vagy audiovizuális felvételről, azonban ezek önmagukban nem feltétlenül rendelkeznek joghatással vagy hitelesítéssel; a jogi érvényességhez sok esetben elektronikus aláírásra vagy más bizalmi szolgáltatásra is szükség van.

Az elektronikus dokumentum gyűjtőfogalomként magában foglalja az elektronikus iratokat és elektronikus okiratokat.

Elektronikus irat

Az elektronikus iratok jellemzően szöveges tartalommal rendelkeznek, amelyek lehetnek szerződések, számlák, jelentések vagy egyéb hivatalos iratok, és jogszabályok által meghatározott módon hitelesítettek és hivatalos felhasználásra alkalmasak. Az elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátott e-iratok biztosítják, hogy a dokumentum hiteles, eredeti és változatlan maradjon.

Felhasználási területek:

• elektronikus számlák
• hivatalos levelezések
• céges szerződések
• közigazgatási iratok (pl. adóbevallások, fizetési meghagyások, e-cégkivonat)

Elektronikus okirat

Az elektronikus iratok egy szűkebb csoportja az elektronikus okirat, amely jogilag kötelező érvényű dokumentumokat foglal magában, nyilatkozattételt, annak elfogadását vagy kötelező érvényű elismerését rögzíti, és az egyértelmű azonosíthatóság érdekében minősített elektronikus aláírással és időbélyeggel rendelkezik. Ezáltal teljes körű bizonyító ereje van a bírósági és hatósági eljárások során. (Ellentétben az elektronikus irattal, mely csupán tárgyi bizonyítási eszköznek tekinthető.)

Felhasználási területek:

• ingatlan adásvételi szerződések
• tartozáselismerő nyilatkozatok
• hivatalos engedélyek és tanúsítványok

Miért van kulcsszerepe az elektronikus aláírásnak?

Az elektronikus aláírás a digitális dokumentumok hitelesítésének legfontosabb eszköze, mivel biztosítja az aláírt dokumentumok integritását és jogi érvényességét. Egy jól működő elektronikus aláírás rendszerrel gyorsabbá és biztonságosabbá válik az adminisztráció, és csökkenthetők a papíralapú folyamatok költségei is.

Az alairom.hu oldalon elérhető CollectSign szolgáltatás korszerű, biztonságos és hatékony megoldást kínál PDF-dokumentumok elektronikus kitöltésére és hiteles aláírására. Az alkalmazás biztosítja az aláíró egyértelmű azonosítását, összhangban a nemzetközi jogi követelményekkel. Ennek köszönhetően a minősített elektronikus aláírás jogilag egyenértékű a hagyományos kézi aláírással, miközben kiemelkedő adatbiztonságot biztosít.

• A fokozott biztonságú elektronikus aláírással (AES) az aláírás egyértelműen hozzáköthető az aláíró személyhez, és megakadályozza a dokumentum utólagos módosítását anélkül, hogy a változások észlelhetők lennének.
• A minősített biztonságú elektronikus aláírás (QES) pedig a legmagasabb jogi érvényességű aláírás, amely teljes jogi bizonyító erővel rendelkezik, és valamennyi uniós tagállamban automatikusan érvényesnek tekintik.

A digitális dokumentumkezelés és az elektronikus aláírások a jövőbe mutatnak, és az egyre korszerűbb technológiai megoldásoknak köszönhetően biztonságos és kényelmes alternatívát kínálnak a hagyományos módszerekkel szemben. Az előnyök – mint a költségmegtakarítás, a gyors ügyintézés és az ügyfélélmény javítása – nagyban elősegítik a cégek is versenyképességét a gyorsan változó piaci környezetben.

Ha feliratkozik a Műszaki Magazin Hírlevelére, sosem marad le a híreinkről! További friss híreket talál a Műszaki Magazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!

The post Elektronikus aláírás- és dokumentumtípusok – miért a digitális megoldás a nyerő? appeared first on Műszaki Magazin.

Kezdjük is el, és kezdjük rögtön azzal a kérdéssel, ami informatikai szakmai oldalon sokszor felmerül, tőlem legalábbis sokat kérdezik: egyáltalán mesterséges intelligencia-e a – jelenleg legnagyobb hypenak örvendő, ezért cikkünkben is sokszor kiemelt szerepet kapó – ChatGPT? – olvasható az NDAlegal honlapján megjelent cikkben.

A rövid válasz: jogilag valószínűleg igen.

Jelenleg nincs hatályban olyan magyar vagy Európai Uniós szabályozás, amely pontosan meghatározná a mesterséges intelligencia fogalmát, azonban az EU előtt már folyamatban van egy MI rendelet elfogadása, amelynek a tervezete természetesen elérhető. Ez a rendeleti szintű szabályozás – amely emiatt közvetlenül alkalmazandó lesz valamennyi tagállamban –meghatározza a mesterséges intelligencia jogi fogalmát, amely szerint a mesterséges intelligencia-rendszer olyan szoftver, amelyet az I. mellékletben felsorolt technikák és megközelítések közül egy vagy több alkalmazásával fejlesztettek, és amely az ember által meghatározott célkitűzések adott csoportja tekintetében olyan kimeneteket, például tartalmat, előrejelzéseket, ajánlásokat vagy döntéseket képes generálni, amelyek befolyásolják azt a környezetet, amellyel kölcsönhatásba lépnek

Hogy értsük a hivatkozást, az I. melléklet az alábbiakról rendelkezik a Mesterséges Intelligenciával kapcsolatban:

a) Gépi tanulási megközelítések, ideértve a felügyelt, a felügyelet nélküli és a megerősítő tanulást, a módszerek széles skálájának, többek között a mélytanulásnak az alkalmazásával;

b) Logikai és tudásalapú megközelítések, beleértve a tudás megjelenítését, az induktív (logikai) programozást, a tudásbázisokat, a következtetőmotorokat, a(z) (szimbolikus) érvelést és a szakértői rendszereket;

c) Statisztikai megközelítések, Bayes-féle becslés, keresési és optimalizálási módszerek.

Jogászként nyilvánvalóan nem posztom azt eldönteni, hogy a fent nevezett MI-k megfelelnek-e ezeknek a feltételeknek, ám valószínűsíteni merem, hogy igen, így mesterséges intelligenciának tekinthetjük őket – egy még nem létező jogszabály alapján legalábbis.

Ki a mesterséges intelligencia mű szerzője?

Szerzői mű-e egyáltalán az MI által alkotott mű?

A szerzői jogról szóló törvény (Szjt.) rendelkezései szerint a szerzői jogi védelem az alkotást a szerző szellemi tevékenységéből fakadó egyéni, eredeti jellege alapján illeti meg. Ezek alapján tehát az alábbiakra van szükség ahhoz, hogy egy mű egyáltalán szerzői jogi védelemben részesülhessen, tehát szerzői műnek tekintsük:

1. először is szükségünk van egy szerzőre,
2. ennek a szerzőnek kell valamilyen szellemi tevékenységet kifejteni,
3. a létrehozott alkotásnak pedig egyéni, eredeti jellege kell, hogy legyen.

Ki vagy MI a szerző?

A szerzői jog azt illeti, aki a művet megalkotta (szerző). Számos jogeset foglalkozott már korábban a nem ember – hanem például állat – által alkotott művek szerzői jogaival. A hatályos szerzői jogi szabályozás értelmében egyértelmű hazánkban az a kinyilatkoztatás, hogy a szerző csak és kizárólag természetes személy lehet, erre utal a jogszabályban az „aki” jelző is, hiszen nem úgy került megfogalmazásra a törvény, hogy „aki vagy amely” megalkotta a művet. Ennek megfelelően tehát kizárhatjuk azt a felvetést, hogy maga a mesterséges intelligencia lenne a mű szerzője.

Adódik a kérdés, hogy lehet-e a programozó a mű szerzője? Az általános vélekedés szerint mesterséges intelligencia felépítése, tanulása és a benne rejlő „fekete doboz” miatt alapvetően a programozók szerzősége a magyar és EU-s jogrendben kizártnak tekinthető, hiszen valójában nincs semmilyen ráhatásuk az alkotás folyamatára, mivel hatalmas mennyiségű adathalmazon tanul és alkot a mesterséges intelligencia.

Abban az esetben tehát, ha egyáltalán szerzői jog által védettnek tekinthetjük a mesterséges intelligencia által, vagy segítségével létrehozott műveket, a szerzői jogi védelem jogosultja fő szabály szerint – jelenlegi ismereteink alapján a magyar jogrendben – egyedül a felhasználó/promptoló lehet, abban az esetben, ha a létrehozatal az ő szellemi tevékenységén is alapul.

AIkotási folyamat

A fentiekből tehát most már látjuk, hogy a mű szerzője a felhasználó/promptoló lehet, azonban ez még mindig nem jelenti azt, hogy létrejön szerzői mű, amely szerzői jogi védelemben részesül, hiszen két további feltételnek is meg kell felelni: a szerző szellemi tevékenysége szükséges, hogy kifejtésre kerüljön, illetve a létrehozott alkotás egyéni, eredeti jelleggel kell, hogy rendelkezzen.

E tekintetben világszerte kialakulni látszik az az álláspont, hogy abban az esetben tekinthetünk egy MI-val létrehozott alkotást szerzői műnek, amennyiben az azt létrehozó (promptoló) embernek valós beavatkozási lehetősége van az eredmény létrehozásához. Erre az elmúlt időszakból származó klasszikus példa a „Zarya of the Dawn” c. képregény esete: az USCO, az Amerikai Egyesült Államok Szerzői Jogi Hivatala első körben megadta a képregényt a Midjourney segítségével elkészítő szerzőnek a szerzői jogi védelmet, végül azonban kijelentette, hogy mivel a természetes személynek nem volt lényegében beavatkozási lehetősége a képek megszületésében, így maga a képregény szerzői jogi védelemben nem részesülhet, kizárólag azon elemek tekintetében jegyezte be a szerzői jogot, ami a szerző valós és saját szellemi alkotása volt.

Kijelenthetjük tehát, hogy attól, hogy egy MI-nek írunk egy promptot, a létrehozott alkotás még nem fog szerzői műnek minősülni, és nem illeti meg szerzői jogi védelem. Csak és kizárólag abban az esetben részesülhet egy ilyen mű szerzői jogi védelemben, ha a természetes személy valóban részt vesz az alkotásban, befolyása van az eredményre, így például a ChatGPT esetében megírt szöveget átszerkeszti, átírja, javítja, hozzátesz – tehát művészi teljesítményt produkál maga az ember. Ebben az esetben beszélhetünk tehát szerzői műről, keletkezhet jogvédelemre hivatott alkotás.

Ha feliratkozik a Műszaki Magazin Hírlevelére, sosem marad le a híreinkről! További friss híreket talál a Műszaki Magazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!

The post Ki lesz a mesterséges intelligencia által megalkotott mű szerzője? appeared first on Műszaki Magazin.

Mi is a licensz? Amikor megvásárlunk egy szoftvert akkor nem kapjuk meg annak a tulajdonát, hanem csak a használati jogát. Pont olyan, mint mondjuk a Titanic mozifilm esetében, a filmnek a jogdíjai nem hozzánk folynak be attól, hogy megvettük azt mondjuk egy DVD-lemezen, vagy csak mozijegyet vettünk rá. Az marad a film készítőinél, jelen esetben a Paramount  Pictures stúdiónál, mi csak azt kapjuk meg, hogy annyiszor nézhetjük meg ahányszor akarjuk. A szoftver licenszeknek is pontosan ilyen természete, ahol a szellemi alkotások szerint 3 különböző jog különböztetünk meg:

• Szerzői jog: Aki írta a művet/szoftvert. Minden esetben a gyártó tulajdona.
• Kereskedelmi jog: Azon cégek, aki eladhatják a szoftvert, a vég felhasználóknak.
• Felhasználó jogosultság: A szoftver korlátozott használatának joga.

A gyártó érdeke az, hogy a lehető legtöbb végfelhasználóhoz jusson el a terméke, mert így keresi a legtöbb pénzt. Ezért törekszik arra, hogy a lehető legjobb terméket állítsa elő, a lehető legkisebb költséggel. A gyártó nem ad el ERP rendszert közvetlenül (kivételek a kis gyártók) hanem azt viszonteladóknak, kereskedőknek adja oda, és tőlük kapja meg a pénzét. Ez a filmes analógiában azt a Paramount Pictures stúdiót jelenti, aki leforgatta a filmet. Valójában a szoftverek ebben az esetben kissé eltérnek a művészeti alkotásoktól, mert a szerző, mint olyan nem szűnik meg a film szerzője lenni, őt mindig fel kell tüntetni. De egy ERP rendszer esetében több száz programozó és tervező mérnök van, az alkotások amit a munkájukkal készítenek a gyártó szerzői jogába kerülnek. Ilyen cégek például: az SAP, a Microsoft, az Oracle, stb…

A kereskedő az, aki szerződik a gyártóval és vállalja, hogy eladja a terméket a végfelhasználóknak. A Titanikos példában ilyen a Cinema City, aki mozikat üzemeltet és fizet a gyártónak. Először is magáért a forgalmazási jogért, majd pedig minden eladott DVD-ért vagy mozijegyért. Ráadásul mindezt úgy, hogy  ebből ki kell gazdálkodni a saját költségeit és még profitot is szeretne nem elítélhető módon. Látni fogjuk később, hogy nem a licensz eladás éri meg neki a legjobban…

A végfelhasználó használhatja a terméket, megnézheti a filmet, csak egyszer ha mozijegyet vett, vagy többször ha DVD-n vette meg. A jogai korlátozottak, mert hiába nézheti meg annyiszor ahányszor akarja, azt nem teheti meg, hogy esténként nappalijában levetetti idegeneknek akiktől pénzt kér, mert az már kereskedelmi tevékenységnek minősül. Általában ezek vannak leírva azokban a hosszú ÁSZF (általános felhasználási feltételekben) amit nem szoktunk elolvasni…

A gyártó és forgalmazó nem egy csapat?

Sok minden. Például az, hogy a kereskedőnek és gyártónak bizonyos mértékig ellentétes érdekeik vannak. Ugyanis a gyártónak az a jó, ha minél többen nézik meg filmet, a kereskedőnek meg az, ha lehető legtöbb kapcsolt szolgáltatást adja el nekünk. Mert a profit nem a licenszeken (mozijegyen) van, hanem a pattogatott kukoricán és a kólán, ami a vállalatirányitási rendszerek piacán a tanácsadást és a bevezetéshez kapcsolódó szolgáltatásokat jelenti.

Az is nyilvánvaló, hogy a mozis világgal ellentétben a gyártó nem csinál évente két-három filmet, hanem azt az egyet toldozgatja foldozgatja, ami van neki. Miért is tenné? hiszen folyamatos bevételt termel neki. Nagy kockázat és hatalmas költség lenne egy újabb teremkét előállítani, bevezetni azt a piacra, megismertetni, reklámozni, stb…. Az sem ritka, hogy a régi vállalatirányítási rendszereket „felhősítik”, amit korábban telepítettek hozzánk, berakják egy szerver terembe és onnan üzemeltetik tovább nekünk.

Persze vannak újabb gyártók, és a termékeik ilyen a prodHost vállalatirányítási rendszer is. Amelyek eleve úgy készültek, hogy azok egyrészt közvetlenül a végfelhasználóknak lehessen adni a „pattogatott kukorica” nélkül. Másrészt technológiailag is úgynevezett elosztott rendszerekre készültek, amelyek nagyságrendekkel csökkentik a költségeket. Ahhoz, hogy megértsük a legjobb erre a gépkocsik példája, amelyek az életük során 95%-ban valahol parkolnak, csak ritkán vannak valójában használatban. Ha minden ember „bedobná a közösbe” a kocsiját, akkor 20-szor kevesebb autóra volna szükség, töredék parkolóhelyre, és így tovább… Belátható, hogy a kocsiknál a nagyon különböző felhasználói igények és szokások miatt ez egyenlőre még nem megvalósítható. De azoknál a vállalatirányítási rendszereknél, amelyek többé-kevésbe ugyanolyanok mindenkinél, ez gyönyörűen megvalósítható. A testreszabások az üzemeltetési architektúrát nem befolyásolják.

Tehát a modern vállalatirányítási rendszerek, amelyek valóban felhősek (a szakirodalomban ezt „Born in the Cloud” nak hívják) azok nagyságrendekkel olcsóbbak! Amely ár-előnyből a végfelhasználók is érdemben tudnak részesülni.  Egész egyszerűen a valóban felhős vállalatirányítási rendszerek esetében nincs ilyen költség!

A Licensz díj az a költség, ami a végfelhasználó használati jogát biztosítja a szoftverre az On-pemise ERP rendszerek vagy azok felhősített verzíói esetében. A valóban felhős ERP rendszerek esetében ilyen költség nincs.

Milyen licenszek is vannak?

Két fajta licensz van a vállalatirányítási rendszerek világában:

• a modul licenszek
• a felhasználói licenszek.

Pontosan mit is jelent ez? Azt, hogy a modul licenszekkel fizetünk azért, hogy többet tudjon a program amit majd használunk. Például legyen benne minőség biztosítás, üzemi terminál vagy tudjon számlázni is. Nézzük meg a legismertebb moduláris felépítést az SAP moduljainak szerkezetét:

A mozisanalógiára visszavezetve, ez azt jelenti, hogy a DVD-n amit megveszünk rajta van a rendezői változat, minden extra és mondjuk több nyelvű szinkron is. Ez a modulokba rendszerezett „plusz tudás” szinte minden esetben külön pénzbe kerül, tudomásunk szerint csak a prodHost ERP rendszere olyan, ahol a plusz funkcionalitás nem módosítja az árakat, vagyis az ingyenes.

Szabályozás

A gyártók a felhasználói licenszeket (felhős ERP rendszerek esetén az előfizetési díjakat) két fajta szempontból szabályozzák: a felhasználó típusa szerint és a felhasználóhoz tartozó funkcionalitás szerint.

A felhasználói licensz (vagy előfizetés) típusa többféle lehet: névre szóló vagy úgynevezett konkurens (egyidejű) és létezik az eszköz licensz is. Nézzük meg melyik mit is jelent. Amikor névre szóló licenszről vagy előfizetésről beszélünk akkor azt mondjuk, hogy aki hozzáfér az ERP rendszerhez adott felhasználóval csak egyetlen személy lehet, az Ő nevére szól. Jellemzően ez a személy több eszközről is használhatja a programot, de szinte soha nem egy időben. Tehát ha be van lépve a telefonján, akkor a laptopján már nem tud belépni. Gyakori trükk, hogy az adott névre szóló licenszet/előfizetést nem egy konkrét személyhez rendelik, hanem egy csoporthoz rendelik, úgymint „iroda”, vagy „raktárosok” vagy hasonló… És amikor az egyik embernek kell, akkor a másik ember kilép, aki éppen addig használta. – ez teljes egészében illegális. Az ÁSZF-ek egész konkrétan tiltják ezt, sőt vannak olyan auditok, amikor ezeket ellenőrzik, és ha ilyet találnak, akkor listaáron számlázzák a felhasználót/vagy előfizetést visszamenőleg. Súlyos költség lehet ez annak, aki jóhiszeműen vagy szándékosan, de vétett a felhasználási szabályok ellen.

Az ilyen és ehhez hasonló igények kielégítésére van az úgynevezett konkurens (egyidejű) felhasználó. Ebben az esetben a licensz-struktúra úgy néz ki, hogy nem emberenként, azaz felhasználónkként veszünk egy-egy licenszet, hanem minden embernek (azaz felhasználónak) be lehet lépnie a vállalatirányítási rendszerbe, de egyidőben csak annyian lehetnek bent, ahányuknak konkurens (egyidejű) licensze van az adott cégen belül. Pont olyan mintha mindenkinek lenne engedélye a céges kocsik használatára, de egyidőben csak annyian vezethetnek, ahány kocsi van. Nyilvánvalóan az ilyen típusú licenszek/előfizetések lényegesen drágábbak, mint a névre szolók (legalább a kétszerese az ár).

A harmadik jellemző típus az eszköz licensz, ami tulajdonképpen azt jelenti, hogy egy konkrét számítógépre, mobiltelefonra vagy raktári kéziszámítógépre vásárolunk hozzáférést. Gyakorlatilag az használja a vállalatirányítási rendszert, akinél az adott eszköz van. Nagyon hasznos azon munkatársak esetében, akik több műszakba járnak és ugyanazt a gépet használjak (művezető, raktárosok, MEO, stb…).

A felhasználói licensz (vagy előfizetés) a funkcionalitása szerint is többféle lehet. Vannak olyan ERP rendszerek, amelyek esetében az adatokhoz való hozzáférés szintje szerint áraznak, azaz egy adatfeltöltő és teljesjogú felhasználó közt nagy beszerzésiár és karbantartási költség különbség van. Sőt van olyan is amikor egy felhasználónak csak „betekintő” jogosultsága van, ez utóbbi jellemzően olcsóbb, mint a normál felhasználók. Előfordul, hogy a gyártók a különböző funkcionalitást külön kliens programmal valósítják meg, azaz más program fut az ügyvezető laptopján, mint a raktáros készülékén, vagy a csarnokban elhelyezett TV-készüléken.

Természetesen a gyártók a típus és felhasználói licenszekből sokfelé variációt állíthatnak össze, amelybe sokszor belerakják az alap rendszer moduláris tudását is.

Példa az árazásra

Az első táblázat a Modul licenszekre mutat egy példát

Mit is kell itt észrevenni?

• Itt általában nincs darabszám, mert egy modul „tudását” vásárolunk meg a rendszerünkbe
• Szokott lenni listaár és kedvezményes ár is (ha nincs benne legalább 20% alkudni kell)
• Van egy karbantartási díj, ami egy rendszeres éves költség

Nézzünk egy példát a kliens licenszeke:

Mit is kell itt észrevenni?

• Itt már van darabszám, ami vagy az emberekre vagy az eszközökre vagy a konkurens (egyidejű) felhasználásokra vonatkozik.
• Itt is szokott lenni listaár és kedvezményes ár is
• Van egy karbantartási díj, ami egy rendszeres éves költség, ha több felhasználót veszünk akkor ez a díj arányosan növekszik.

Összességéében ez a két táblázat szokta kiadni a Licensz költségeket.

Persze előfordulhat, hogy egy-modulnak „saját” kliensei vannak, ilyen lehet a raktári modul és a hozzátartozó kliensek licenszei. De az is lehetséges, hogy különböző irodai felhasználóknak más-más a díja attól függően mely modulhoz férnek hozzá.

Licenszek könyvelése: Számviteli szempontból a licenszek immateriális javaknak minősülnek és mint ilyenek bekerülnek a jószágok közé, ahol értékcsökkenéssel vesztik el az értéküket. Ha kérdezik, akkor a javaslat az, hogy 6 év alatt amortáljuk le az 50%-os maradványértékig.

A cikksorozat további részeiben megvizsgáljuk a többi felmerülő költséget is.

www.prodhost.com

The post ERP rendszer költségei: licenszek 2.rész appeared first on Műszaki Magazin.

Az Adatsólyom egy önállóan használható szoftver, amely főként kis- és középvállalkozásoknak nyújt hatalmas segítséget a GDPR felkészülésben. Egy online kérdőív kitöltésével felmérhetjük, hogy cégünk hogyan áll a GDPR felkészülésben, és egy önállóan elvégezhető cselekvési tervet kapunk arra vonatkozóan, hogyan felelhet meg cégünk a GDPR követelményeinek. Mottója: „Nem kell értenie a GDPR-t. Elég, ha a saját vállalkozását ismeri”.

A GDPR-ról szóló háromrészes sorozatunkban Dr. Várady Endrével, a VJT & Partners Ügyvédi Iroda adatvédelmi szakértőjével beszélgetünk. Endre 5 éve foglakozik adatvédelemmel, és az új GDPR rendeletet feldolgozva oroszlánrészt vállalt az Adatsólyom nevű online GDPR megfelelést segítő szoftver megalkotásában is.

Az előző részekben a GDPR általános ismertetése után a konkrétumok felé indultunk el, és most egy egészen konkrét dologról lesz szó. Ez az Adatsólyom, amelynek használatával a kis- és középvállalkozók hatalmas lépést tehetnek a GDPR megfelelés felé.  

MM: Az előző részt azzal fejeztük be, hogy HR és marketing területeken különösen sok dolgunk lesz a GDPR megfeleléssel. 

VE: Így igaz, hiszen ezeken a területeken találkozhatunk a legtöbb személyes adattal, melyekkel mindenképpen kezdenünk kell valamit. Erről már nehéz általánosságban beszélni, hiszen minden cég más okból és más célból használja ezeket az adatokat. Itt említeném meg az Adatsólymot, amely minden cégnek személyre szabottan tud segíteni a megfelelésben, és nem csupán a HR és marketing területeken.

MM: Pontosan mi ez az Adatsólyom?

VE: Az Adatsólyom ötlete jogi irodánk vezetőjének, Dr. Varga János Tamásnak a fejéből pattant ki körülbelül egy évvel ezelőtt. Tamás azon gondolkodott, hogyan tudnának a kis- és középvállalkozások megfelelni a GDPR szigorú előírásainak, hogyan lehetne nekik közérthetően igazán magas színvonalú jogi segítséget nyújtani ebben. Aztán elkezdődött a hatalmas munka: jogi irodánk közreműködésével egy olyan online, interneten használható eszköz került kifejlesztésre, amelynek segítségével minden vállalkozás hatalmasat léphet előre a GDPR megfelelésben.

MM: Beszélne az Adatsólyom jogi tartalmáról?

VE: Az Adatsólyommal feldolgoztuk a közel száz oldalas GDPR-t, és kifejtettük, hogy ez pontosan mit jelent a hétköznapokban. Igazán büszke vagyok arra, hogy ezt a jogi tartalmat sikerült nem jogásznyelven megírni. A kérdések, válaszok, magyarázatok mind-mind hétköznapi, mindenki számára érthető nyelven vannak megfogalmazva, ami nem volt egyszerű dolog egy jogásztól. Ahol bonyolultabb dolgokról van szó, ott egy-egy példával világítjuk meg a helyzetet.

MM: A GDPR minden területét átvizsgálhatjuk az Adatsólyommal?

VE: Az adatkezelési műveletek annyira szerteágazóak, hogy minden élethelyzetet képtelenség lefedni. Viszont azt nyugodtan mondhatjuk, hogy a HR és a marketing terület hatalmas részét lefedtük: körülbelül 600 kérdést fogalmaztunk meg, melyek 58 területen tárják fel a cég adatvédelmi problémáit. De természetesen nem kell ennyi kérdésre választ adnunk: a válaszok alapján a kérdőív vezet minket végig, így csak a releváns kérdésekre kell válaszolni.

MM: Az Adatsólyom kitöltése felér egy GDPR átvilágítással?

VE: Eddig csak nagy, vagy multi cégeknek végeztünk jogi átvilágításokat, de bátran mondhatom, hogy most sikerült egy olyan terméket létrehoznunk, amely hasonlóan magas színvonalú átvilágítást ad kisebb cégeknek is. Természetesen itt azért más a helyzet: főleg kis- és középvállalkozásoknak szól a termék, ahol a tulajdonos, vagy a kérdőív kitöltője, sokkal alaposabban ismeri cége csínját-bínját, mint egy multi cégnél. Így lehet az, hogy néhány óra alatt végig lehet menni a kérdőíven. Ezután elemzi az Adatsólyom a válaszokat és elkészít egy értékelő jelentést.

MM: És mit tudunk meg az értékelésből?

VE: Az értékelésből megtudhatjuk, hogyan áll a cégünk a GDPR felkészüléssel, és kapunk egy konkrét feladatlistát, pontos, személyre szabott feladatokat arról, hogy mit kell tennünk ahhoz, hogy cégünk megfeleljen az előírásoknak. Ezek között vannak egyszerűbb feladatok, amit a cég vezetője vagy annak megbízottja is el tud végezni, és vannak bonyolultabbak is, amelyekhez szakértőre van szükség. Aztán, ha a szakértőhöz elvisszük az értékelést, a fennmaradt problémák is sokkal gyorsabban és olcsóbban megoldhatóak. És eközben – nem utolsó sorban – a kitöltő egy csomó mindent megtud a saját cégéről is.

MM: Köszönöm a beszélgetéssorozatot!

VE: Én köszönöm, és remélem, hogy segítettem mindenkinek, aki nem tudja, hova forduljon és mitévő legyen a GDPR felkészülés kapcsán.

Az Adatsólyom ingyenesen kipróbálható a www.adatsolyom.hu weboldalon.

office@vjt-partners.com

The post GDPR 2018 – Az adatsólyom – megoldás a GDPR felkészüléshez – 3. rész appeared first on Műszaki Magazin.

MM: Egy cég általában rengeteg személyes adatot halmoz fel. Hátha még jó lesz valamire… Hogyan tegyünk rendet az adatok között?

VE: A személyes adatokat két nagy csoportra oszthatjuk. Vannak strukturált adatok, és strukturálatlanok. Strukturált adatokról beszélünk, amikor az adatok egységes nyilvántartásban, rendezetten szerepelnek a nyilvántartási rendszerben (pl. CRM rendszerben). Ez a jobbik eset, hiszen ekkor csak a „szekrényünkben” kell rendet tenni. A rendrakásnál különösen két elvre kell figyelni: egyik az adatminimalizálás elve, például ha e-mailben küldünk ki egy hírlevelet, ne gyűjtsük be feleslegesen a címzett telefonszámát is. A másik elv a korlátozott tárolhatóság elve, mely például arra vonatkozik, hogy minden olyan adatot töröljünk a CRM rendszerből, amit már nem használunk. Az igazi veszélyt a strukturálatlan adatok jelentik, hiszen ebben az esetben az adatok szétszórva jelentkeznek a legkülönfélébb dokumentumokban, e-mailekben, Excel táblázatban… Ezek a kósza, cél nélküli adatok többszörös adatvédelmi kockázatot jelentenek. Talán az első dolog, amit tehetünk, hogy feltérképezzük az adatállományunkat, a legrejtettebb adatokat is, és törlünk minden olyan adatot, amelyeket valójában cél nélkül őrizgetünk.

MM: Rendben, megvannak az adatok, de ezeket gondolom kezelni is kell.  

VE: Az nagyon kevés még, ha csak ott vannak pőrén a személyes adatok. Pontosan dokumentálni kell az adatkezelési folyamatokat, le kell írni az adat történetét, jelenét és jövőjét. Hogy miért, milyen célból gyűjtöttük az adatokat, meddig tároljuk őket, ki tud hozzájuk férni… Ahogy az előző részben említettem, az adatvédelem a cégeknél olyan fontos lesz, mint most a könyvelés, sőt! Nem csak dokumentálni kell az adatokat, hanem a jogszabálynak megfelelően kezelni is kell őket, ezzel jogszerűvé téve a folyamatokat. 

MM: Ezentúl tehát mindent nagyon alaposan végig kell majd gondolnunk.  

VE: Így van. Minden adatkezelési folyamattal külön foglalkozni kell. Az eddig használt, jelenlegi adatkezelési folyamatokat meg kell vizsgálni GDPR szempontból, fel kell tárni a hiányosságokat, majd javaslatokat kell készíteni a jelenlegi folyamat javítására. Az új adatkezelési folyamatokat pedig meg kell tervezni, meg kell valósítani és meg kell vizsgálni, hogy mennyire hatékony. És mindezt dokumentálni kell. Például ha egy vállalat új adatbázisszoftvert szeretne bevezetni, a megvalósítás előtt tisztáznia kell a potenciális adatvédelmi kérdéseket. Végezetül ki kell dolgozni a szükséges dokumentumokat, úgymint a különböző szabályzatokat, belső adatkezelési nyilvántartást, adatfeldolgozási megállapodásokat és a dokumentációt az elvégzett hatásvizsgálatról.

MM: Ez rengeteg munkának tűnik, ki az, aki ezt a cégeknél végezni fogja? 

VE: A legtöbb cégnél először is szükség van arra, hogy felmérjék a hiányosságokat és az adatvédelmi kockázatokat. Ezzel érdemes szakembert megbízni, adatvédelmi szakértőt, vagy egy jogi irodát. Aztán rendet kell csinálni. Érdemes lesz a cégeknek ugyanakkor belső adatvédelmi szakembert is alkalmazniuk, hiszen a GDPR-nak való megfelelés nem egyszeri dolog, hanem egy folyamatos PDCA ciklus (plan, do, check and act – tervezés, cselekvés, ellenőrzés és beavatkozás). Különösen nagyobb szervezetekben elengedhetetlen lesz, hogy a különböző osztályokban (HR, marketing stb.) világosan lássák a mezsgyét a jogszerű és jogszerűtlen adatkezelés között. Egyes cégeknél egy adatvédelmi tisztviselőt is ki kell majd nevezni. 

MM: Gondolom az is lényeges, hogy a személyes adatokhoz ezentúl minél kevesebben férjenek hozzá. 

VE: Ahogyan csak olyan adatokra van szükség, amelyekre tényleg szükség van, úgy az adatokhoz is csak azoknak szabad hozzáférnie, akiknek tényleg szükségük van rá. Például a marketing osztály nem férhet hozzá olyan adatokhoz, amelyeket kizárólag a munkaerő-felvételi csapatnak kell feldolgoznia. A vállalkozások számára ez azért is nagy kihívás, mert többségüknek egyetlen CRM-je van, amely általában elérhető a szervezet összes tagjánál.

MM: Melyek azok a területek, ahol a GDPR megfelelés kiemelten fontos?

VE: Ez a rendelet minden területet érint, ahol személyes adatok előfordulhatnak. Talán a HR és a marketing a leginkább problémás területek, a következő részben erről fogok bővebben beszélni.

office@vjt-partners.com

The post GDPR 2018 – Mindjárt itt a GDPR. Jó, de most mit tegyünk? – 2. rész appeared first on Műszaki Magazin.

Mit jelent a GDPR a kis- és középvállalkozások számára Magyarországon? 

A GDPR-ról szóló háromrészes sorozatunkban Dr. Várady Endrével, a VJT & Partners Ügyvédi Iroda Adatvédelmi szakértőjével beszélgetünk.  Szó lesz arról, hogy mi is az a GDPR, milyen területeken kell odafigyelni rá, és hogy melyek a legsürgetőbb teendőink ezzel kapcsolatban.

 Dióhéjban a GDPR-ról

A GDPR, más néven általános adatvédelmi rendelet, 2018 május 25-től kezdődően kerül alkalmazásra az EU tagállamaiban, így Magyarországon is, és várhatóan alapjaiban felforgatja majd az eddigi adatvédelmi rutint. Nem véletlen, hogy a legszigorúbb rendeletek között tartják számon: a NAIH (Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság) akár 20 millió euróig terjedő büntetést is kiszabhat azokra, akik nem tartják be az adatvédelmi szabályokat. A rendelet nem kíméli a kis-és középvállalkozókat sem.

1. rész: Miért veszélyes a GDPR?
   

Egyre többet hallunk róla, de még mindig nem tudjuk, hogy mi ez. Azt meg végképp nem gondoljuk, hogy ránk is vonatkozhat. Vagy – másik megközelítésből – minket is fenyegethet. Márpedig a GDPR-ral minden cégnek foglalkoznia kell, akinek legalább 1 munkavállalója, vagy legalább 1 ügyfele van. 

MM: Mennyit tudnak a magyar vállalkozások a GDPR-ról?

VE: Egy cégtulajdonos ismerősömmel beszélgettem nemrégiben adatvédelemről, és ő ezt mondta: „Fogalmam sem volt, hogy nekem ilyesmivel foglalkoznom kell. Arról sem volt fogalmam, hogy adatokat kezelek”. És a különféle felmérések azt mutatják, hogy ezzel nincs egyedül. A cégeknek nagyon sok adattal van dolguk, gondoljunk csak az ügyfelekről készített listákra, a munkavállalók különféle adataira, a felvételizők önéletrajzára, amiket őrzünk, gyakran már azt sem tudjuk miért, és még sorolhatnám. Májustól például az ilyen kósza adatok miatt hatalmas büntetéseket kaphatunk. És ez csak egy apró csepp azoknak a dolgoknak a tengerében, amelyekre ezentúl az adatvédelem kapcsán komolyan figyelni kell majd.

MM: Tényleg mindenkire vonatkozik ez a szabályozás? 

VE: Én úgy gondolom, hogy gyakorlatilag az összes cégre. A mikro-, kis-, és középvállalkozásokon keresztül egészen a multi cégekig mindenkinek komolyan foglalkozni kell ezzel a kérdéssel. A multik valószínűleg felkészültebben néznek majd szembe a problémával, a kisebb cégek közül viszont sokan csak most döbbennek rá, hogy egyáltalán probléma van.

MM: És mekkora ez a probléma?

VE: A NAIH elnöke, Dr. Péterfalvi Attila arról beszélt egy nyilatkozatában, hogy a mikro-, kis-, és középvállalkozásokat eddig „megillette egy olyan védelem, hogy első ízben nem voltak bírságolhatók. Május 25-tel (vagyis a GDPR alkalmazásával) megszűnik ez a védelem”.  És az elnök úr is felteszi azt a kérdést, hogy a mikro-, kis-, és középvállalkozások az adatvédelmi átvizsgálást „egyáltalán betervezték-e a költségvetésükbe, ha nem, akkor milyen forrást tudnak erre biztosítani?”

MM: Mit is kell másképp csinálni majd?

VE: A GDPR az adatvédelem egészére kiterjed: többek közt szabályozni kell majd a munkahelyi ellenőrzés, az adattovábbítás, az adatgyűjtés területét, és a direkt marketing módszereket is felül kell vizsgálni az új adatvédelmi szabályok fényében. És ez rengeteg adminisztratív feladattal jár majd. Fel kell mérni a különféle területeket, a szabályzásnak megfelelővé kell tenni, majd folyamatosan ellenőrizni kell, hogy minden rendben megy-e.  Hosszú „to do” listákat kell készíteni… Talán a könyveléshez lehetne leginkább hasonlítani: az adatvédelem olyan nélkülözhetetlen, sokrétű és sok adminisztrációval járó feladat lesz a cégeknél, mint most a könyvelés.  A GDPR egy teljesen új szemléletet igényel, és a vállalatoknak új adatvédelmi és adatbiztonsági stratégiát kell kialakítaniuk.

MM: Mindebből úgy tűnik számomra, hogy hatalmas változás következik az adatkezelés terén.

VE: Ez így van. Mindent újra kell gondolni, rendezni.  Fel kell készülni a GDPR-ra, mert az idő múlik, a gigabírságok lehetősége pedig közeledik. A következő részben részletesen beszélünk majd arról, hogy milyen lépéseket tehetünk a felkészülés jegyében, és hogy melyek azok a területek, ahol a GDPR megfelelésnek hatalmas jelentősége van.

 office@vjt-partners.com

The post GDPR 2018 – Új sorozat első rész appeared first on Műszaki Magazin.