Az elektronikus dokumentumkezelés egyre nagyobb szerepet kap a mindennapi üzleti és adminisztratív folyamatokban. Érdemes bevezetni a vállalatok életébe ezeket a megoldásokat, egyrészt a hatékonyság növelése, másrészt a jogi és biztonsági elvárásoknak való megfelelés szempontjából. Ugyanakkor fontos tisztában lenni a dokumentumok és aláírások típusainak sajátosságaival, és a különböző helyzetekben való alkalmazhatóságukkal.
Mi az elektronikus dokumentumkezelés?
Az elektronikus dokumentumkezelés olyan rendszer, amely lehetővé teszi a digitális dokumentumok létrehozását, tárolását, visszakeresését és biztonságos megosztását. Milyen előnyökkel jár az alkalmazása?
- Nagyobb hatékonyság: A digitalizált dokumentumok keresése és feldolgozása jóval kevesebb idő- és energiaráfordítást igényel.
- Magasabb biztonság: A digitális archiválás és titkosítás gondoskodik az érzékeny adatok védelméről.
- Jelentős költségmegtakarítás: A nyomtatási, postázási és tárolási kiadások minimalizálásával csökkennek az üzemeltetési költségek.
- Fenntartható működés: A papírmentes iroda nemcsak praktikus, hanem környezetbarát megoldás is.
Az elektronikus dokumentumkezelés hatékony és biztonságos alkalmazásához elengedhetetlen, hogy tisztában legyünk a különböző dokumentumtípusok és elektronikus aláírások sajátosságaival.
Az eltérő hitelesítési szintek és joghatások befolyásolják, hogy egy adott dokumentum milyen bizonyító erővel bír, illetve milyen helyzetekben használható fel jogszerűen. A szükséges aláírási forma kiválasztása nemcsak a jogi megfelelőséget biztosítja, hanem növeli a dokumentumok hitelességét és védelmét is.
Tudatos választással elkerülhetők a jogi és adminisztratív kockázatok, miközben a vállalati ügyek gördülékenyebbé válnak.
Miben különböznek egymástól az elektronikus dokumentumtípusok?
Az elektronikus dokumentumok típusai a hitelesítés módjában és a jogi érvényességüket tekintve is eltérnek egymástól. Ennek következtében a mindennapi használatuk is különböző formákat ölthet.
Gyakori tévhit, hogy csak a szöveges fájlok számítanak elektronikus dokumentumnak, pedig ide tartoznak az e-mailek, táblázatok, képek, hangfelvételek, sőt akár tervrajzok weboldalak (HTML/XML), multimédiás tartalmak és számos egyéb fájltípus is.
Az eIDAS rendelet meghatározása szerint az elektronikus dokumentum minden olyan tartalom, amely digitális formában kerül tárolásra – legyen szó szövegről, hanganyagról, képről vagy audiovizuális felvételről, azonban ezek önmagukban nem feltétlenül rendelkeznek joghatással vagy hitelesítéssel; a jogi érvényességhez sok esetben elektronikus aláírásra vagy más bizalmi szolgáltatásra is szükség van.
Az elektronikus dokumentum gyűjtőfogalomként magában foglalja az elektronikus iratokat és elektronikus okiratokat.
Elektronikus irat
Az elektronikus iratok jellemzően szöveges tartalommal rendelkeznek, amelyek lehetnek szerződések, számlák, jelentések vagy egyéb hivatalos iratok, és jogszabályok által meghatározott módon hitelesítettek és hivatalos felhasználásra alkalmasak. Az elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátott e-iratok biztosítják, hogy a dokumentum hiteles, eredeti és változatlan maradjon.
Felhasználási területek:
- elektronikus számlák
- hivatalos levelezések
- céges szerződések
- közigazgatási iratok (pl. adóbevallások, fizetési meghagyások, e-cégkivonat)
Elektronikus okirat
Az elektronikus iratok egy szűkebb csoportja az elektronikus okirat, amely jogilag kötelező érvényű dokumentumokat foglal magában, nyilatkozattételt, annak elfogadását vagy kötelező érvényű elismerését rögzíti, és az egyértelmű azonosíthatóság érdekében minősített elektronikus aláírással és időbélyeggel rendelkezik. Ezáltal teljes körű bizonyító ereje van a bírósági és hatósági eljárások során. (Ellentétben az elektronikus irattal, mely csupán tárgyi bizonyítási eszköznek tekinthető.)
Felhasználási területek:
- ingatlan adásvételi szerződések
- tartozáselismerő nyilatkozatok
- hivatalos engedélyek és tanúsítványok
Miért van kulcsszerepe az elektronikus aláírásnak?
Az elektronikus aláírás a digitális dokumentumok hitelesítésének legfontosabb eszköze, mivel biztosítja az aláírt dokumentumok integritását és jogi érvényességét. Egy jól működő elektronikus aláírás rendszerrel gyorsabbá és biztonságosabbá válik az adminisztráció, és csökkenthetők a papíralapú folyamatok költségei is.
Az alairom.hu oldalon elérhető CollectSign szolgáltatás korszerű, biztonságos és hatékony megoldást kínál PDF-dokumentumok elektronikus kitöltésére és hiteles aláírására. Az alkalmazás biztosítja az aláíró egyértelmű azonosítását, összhangban a nemzetközi jogi követelményekkel. Ennek köszönhetően a minősített elektronikus aláírás jogilag egyenértékű a hagyományos kézi aláírással, miközben kiemelkedő adatbiztonságot biztosít.
- A fokozott biztonságú elektronikus aláírással (AES) az aláírás egyértelműen hozzáköthető az aláíró személyhez, és megakadályozza a dokumentum utólagos módosítását anélkül, hogy a változások észlelhetők lennének.
- A minősített biztonságú elektronikus aláírás (QES) pedig a legmagasabb jogi érvényességű aláírás, amely teljes jogi bizonyító erővel rendelkezik, és valamennyi uniós tagállamban automatikusan érvényesnek tekintik.
A digitális dokumentumkezelés és az elektronikus aláírások a jövőbe mutatnak, és az egyre korszerűbb technológiai megoldásoknak köszönhetően biztonságos és kényelmes alternatívát kínálnak a hagyományos módszerekkel szemben. Az előnyök – mint a költségmegtakarítás, a gyors ügyintézés és az ügyfélélmény javítása – nagyban elősegítik a cégek is versenyképességét a gyorsan változó piaci környezetben.
Ha feliratkozik a Műszaki Magazin Hírlevelére, sosem marad le a híreinkről! További friss híreket talál a Műszaki Magazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!
