A digitalizáció világában teljesen természetes igény, hogy a dokumentumokat, adatokat, iratokat nemcsak papíron, hanem számítógépen, vagy akár felhőbe feltöltve szeretnénk tárolni, ahol nagyobb biztonságban vannak és mindig elérhetőek, ráadásul azonnal kereshetőek, szerkeszthetőek is. Sokan az otthoni multifunkciós nyomtatókba épített lapolvasókra hagyatkoznak, mások már ismerik a lapáthúzós (ADF – Automatic Document Feeder) szkennerek előnyeit. De mi a helyzet akkor, ha napi szinten kell több száz, vagy akár több ezer dokumentumot feldolgozni? Egy irodai környezetben a professzionális dokumentum szkennerek érezhetően meggyorsítják a munkafolyamatokat.

Mikor lehet elég egy síkágyas szkenner is?

A szkennereknek többféle típusa is létezik, és ezek nem feltétlenül jobbak vagy rosszabbak egymásnál, csak más és más célokra felelnek meg leginkább. A síkágyas szkennerek az otthoni és kisebb irodai digitalizálási igények egyik legpraktikusabb eszközei. Az ilyen szkennerek legnagyobb előnye, hogy bármilyen formájú és méretű dokumentum szkennelhető, nagyobb felbontásban, minőségi szkenneléssel, ami megkönnyíti a digitális archiválást is. Síkágyas szkennert tehát akkor érdemes választani, ha naponta néhány oldal szkennelése szükséges, vagy ha különféle dokumentumokat, például útleveleket, igazolványokat is digitalizálnunk kell.

Ezek az eszközök tökéletesen megfelelnek például könyvelőirodák, ügyvédi irodák vagy kisebb vállalkozások számára, ahol a dokumentumkezelés már nem egyéni, hanem rendszeres feladat, de még nem ér el ipari méretű volumeneket.

Szintlépés: mikor jönnek jól a dokumentum szkennerek?

Nagyobb mennyiségű dokumentumot kezelő irodákban, vagy ahol hosszú, akár több száz oldalas dokumentumokat kell szkennelni, a lapáthúzós szkennerek érezhetően megkönnyítik a munkát – ezek olyan speciálisan erre a célra fejlesztett berendezések, amelyeket nagy mennyiségű, strukturált vagy éppen strukturálatlan papíralapú iratanyag gyors és megbízható digitalizálására terveztek, és amik a több oldalas dokumentumokat is gyorsan keresztülhúzzák és digitalizálják.

Mi különböztet meg egy dokumentum szkennert egy átlagos irodai szkennertől?

Egy dokumentum digitalizálását természetesen akár egy egyszerű, otthoni használatra szánt szkennerrel is el lehet végezni akár irodai környezetben is. Ha azonban a minőség, a hatékonyság és a gazdaságosság is szempontok, akkor nagyobb mennyiségű dokumentum esetén a professzionális szkennerek már több területen is érezhető előnyt jelentenek.

Teljesítmény és sebesség

A dokumentum szkennerek napi szinten akár több tízezer oldal feldolgozására is alkalmasak. A percenkénti oldalszám (ppm) gyakran eléri vagy meghaladja a 100-at, mindkét oldalt egyszerre szkennelve (duplex mód). Ez szinte lehetetlen feladat egy háztartási vagy irodai multifunkciós eszközzel.

Papírkezelés

Ezek az eszközök képesek a különböző papírméretek, vastagságok és a különböző állapotú dokumentumok kezelésére – a gyűrött, régi iratoktól kezdve a színes nyomtatványokon át a vékony papírokig. A fejlettebb modellek automatikus papírfelismerést, elakadást megelőző rendszert és külön tálcákat kínálnak az eltérő dokumentumtípusokhoz.

Képminőség és beállítási lehetőségek

A professzionális szkennerek fejlett képfeldolgozó rendszerekkel is rendelkeznek. Ilyen például a ferdeség korrekció, ami a nyomtatókban előforduló méret-pontatlanságok kiküszöbölésére szolgál, vagy az automatikus színfelismerés, a háttérkiegyenlítés, illetve a szövegkiemelés. Ezek különösen fontosak, ha az iratok nem tökéletes állapotban kerülnek beolvasásra.

Metaadat-kezelés és archiválásra való alkalmasság

A dokumentum szkennerek egyik nagy előnye, hogy képesek metaadatokat hozzárendelni a beszkennelt fájlokhoz. Ez különösen előnyös elektronikus iratkezelő rendszerekben, ahol a dokumentumokat kereshető formátumban kell archiválni. A PDF/A formátum támogatása, az OCR (optikai karakterfelismerés), és a többféle exportálási lehetőség mind-mind a dokumentum szkennerek eszköztárát gazdagítják.

Tartósság és terhelhetőség

Ezek az eszközök hosszú távra készülnek: strapabíró alkatrészekkel, ipari minőségű anyaghasználattal és több százezer oldalra tervezett havi terhelhetőséggel.

Mikor elengedhetetlen a dokumentum szkenner?

A dokumentum szkennerek beszerzése akkor válik indokolttá – és valójában elengedhetetlenné –, ha napi szinten több száz vagy akár több ezer oldalt kell feldolgozni, esetleg digitalizálási projektet indítunk, például irattárak, archívumok, könyvtári gyűjtemények feldolgozására, vagy vállalati szintű iratkezelési rendszert építünk ki, ahol nemcsak a digitalizálás, hanem a dokumentumok strukturált tárolása is kulcsfontosságú.

Behozhatatlan előnyt jelentenek a dokumentum szkennerek akkor is, ha különböző forrásból származó, eltérő típusú dokumentumokat kell egységes rendszerbe integrálni (például számlák, szerződések, belső jegyzőkönyvek), vagy ha a folyamat része az adatkinyerés és automatikus feldolgozás is.

A dokumentum szkennerek és az otthoni, valamint kisebb irodai használatra szánt szkennerek közti különbség leginkább abban rejlik, hogy milyen volumenű és összetettségű munkát kell elvégezni. A lapáthúzós szkennerek ideálisak lehetnek napi szintű, de még kezelhető mennyiségű dokumentum esetén. Viszont ha a digitalizálás már nemcsak egy segédeszköz, hanem a munkafolyamat szerves része, akkor ideje továbblépni a dokumentum szkennerek világába. Használatuk nemcsak gyorsabbá és hatékonyabbá teszik a munkát, de hosszú távon biztosítják a megbízható, minőségi digitalizálást is – legyen szó akár vállalati iratkezelésről, akár intézményi archívumokról.

Ha feliratkozik a Műszaki Magazin Hírlevelére, sosem marad le a híreinkről! További friss híreket talál a Műszaki Magazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!