Napjainkban egyre több munkakör kapcsolódik részben vagy teljes egészében irodai munkavégzéshez. A digitális eszközök fejlődésével pedig ma már számos olyan feladat is elvégezhető online, amelyhez korábban személyes jelenlétre vagy papíralapú ügyintézésre volt szükség.
2020-as COVID-világjárvány jelentősen átalakította a munkavégzéshez való viszonyunkat és felgyorsította a home office elterjedését az irodai munkavállalók körében. Sok munkáltató ekkor szembesült először azzal, hogy a munkavállalók otthonról is hatékonyan el tudják végezni feladataik jelentős részét. Bár a távoli munkavégzésnek vannak előnyei és hátrányai is, mára egyértelművé vált, hogy megfelelő eszközökkel a vállalat működése akkor is biztosítható, ha a munkatársak online dolgoznak.
Az új munkavégzési formák új eszközöket igényelnek. Munkáltatóként ezért érdemes olyan digitális megoldásokban gondolkodni, amelyek támogatják a hatékony együttműködést, csökkentik az adminisztrációt, és megkönnyítik a munkavállalók online munkavégzését.
Nézzünk három olyan eszközt, amely jelentősen egyszerűsítheti a mindennapi irodai munkát.
1. Digitális aláírás használata
Ajánlatok, szerződések és más üzleti dokumentumok hitelesítéséhez használjunk digitális aláírást (ez magába foglalja az elektronikus aláírást, amikor személy nevében írunk alá és az elektronikus bélyegzőt is, amikor cég nevében írunk alá.)
Digitális aláírással nemcsak megspóroljuk a dokumentum kinyomtatásának és visszaszkennelésének az idejét és költségét, ami home office-ban amúgy sem mindig megoldható, hanem jelentősen meggyorsítjuk a munkavégzést. Egy elektronikus dokumentum digitális aláírása néhány másodperces művelet.
Nézzük meg a legfontosabb előnyeit
Jogszabályoknak megfelelő elektronikus dokumentum hitelesítés
Digitális aláírással a magyar és EU-s jogszabályoknak megfelelő, hiteles módon írhatjuk alá elektronikus dokumentumokat. Ehhez azonban fontos, hogy a felhasználási célnak megfelelő digitális aláírás típust és aláíró programot válasszuk.
Ugyanis nem minden digitális aláírás rendelkezik azonos, vagy a törvényekben előírt joghatással. Ezért beszerzés előtt érdemes megvizsgálni, milyen típusú dokumentumokat és milyen célból szeretnénk aláírni.
Elektronikus dokumentumok hosszú távú megőrzése
Bizonyos dokumentumokat – például elektronikus számlákat – több éven keresztül meg kell őrizni. Ilyen esetekben nemcsak az a fontos, hogy a dokumentumot elektronikusan aláírjuk, hanem az is, hogy annak hitelessége és sértetlensége hosszú távon is igazolható maradjon. Megfelelő digitális aláírással ezt biztosítható..
Több dokumentum aláírása egyszerre és bármilyen típusú fájlok aláírása
A digitális aláírás segítségével a dokumentumokat nemcsak egyesével, hanem akár nagy darabszámban, együttesen is alá tudjuk írni. A profi aláíró programok nemcsak a PDF típusú fájlok aláírását teszik lehetővé, hanem további fájl formátumokat is kezelnek, mint például Excel, Word dokumentumok, egyéb típusú fájlok. Javasolt olyan aláíró programot választani, amely képes ASiC (Associated Signature Container) konténerben több, tetszőleges formátumú fájl együttes aláírására.
A legtöbb aláíró program csak a PDF aláírást támogatja.
Dokumentum és csatolmányainak együttes aláírása
Egy szerződéshez vagy ajánlathoz gyakran több melléklet is tartozik, például műszaki specifikáció, árlista vagy egyéb kiegészítő dokumentum.
Digitális aláírással biztosítható, hogy a fő dokumentum és a hozzá tartozó mellékletek összetartozása egyértelmű legyen, és azok együtt kerüljenek hitelesítésre. Így később is igazolható, hogy pontosan mely mellékletek tartoztak az aláírt dokumentumhoz.
Közbeszerzési pályázatoknál követelményként írhatják elő
Elektronikus közbeszerzési eljárások során is előfordulhat, hogy egy dokumentumot megfelelő digitális aláírással kell benyújtani.
Ha vállalkozásunk rendszeresen vesz részt közbeszerzési eljárásokban, különösen fontos, hogy rendelkezésre álljon olyan digitális aláírási megoldás, amellyel az előírt követelményeknek megfelelő dokumentumokat tudunk létrehozni és benyújtani.
2. Videós audio konferencia
A videó- és audiokonferencia-eszközök olyan online kommunikációs megoldások, amelyek lehetővé teszik, hogy a résztvevők interneten keresztül, valós időben beszéljenek egymással, videókapcsolatot használjanak, illetve dokumentumokat és képernyőt osszanak meg. Ez elengedhetetlen eszköze az online munkavégzésnek, amennyiben a munkavállalók home office-ban, vagy térben más helyen tartózkodnak. Az ügyfeleinkkel és partnereinkkel is kényelmes kapcsolat tartási forma.
Legfontosabb funkcióik általában a hang- és videókommunikáció, képernyőmegosztás, chat, fájl küldés, résztvevők kezelése, valamint egyes rendszerekben a megbeszélések rögzítése. A korszerű videókonferencia platformok böngészőből, számítógépes alkalmazásból és mobiltelefonról is elérhetőek.
3. Mesterséges intelligencia használata
A mesterséges intelligencia (AI) egyre fontosabb szerepet tölt be az online és irodai munkavégzésben. Segítségével gyorsabban dolgozhatunk fel nagy mennyiségű információt, automatizálhatunk ismétlődő feladatokat, és támogatást kaphatunk különböző szakmai tevékenységekhez. Az AI nem csupán időt takaríthat meg, javíthatja a munkavégzés hatékonyságát és segíthet az ötletelésben, elemzésben vagy döntés-előkészítésben is.
Az online munkavégzés során a mesterséges intelligenciát számos feladatra használhatjuk. Segíthet e-mailek, jelentések és prezentációk elkészítésében, szövegek javításában és fordításában, dokumentumok összefoglalásában, adatok elemzésében vagy akár programkód készítésében is.
Emellett használható internetes kutatáshoz, meetingek jegyzeteléséhez és összefoglalásához, képek létrehozásához, valamint ügyfélszolgálati és adminisztratív folyamatok automatizálásához.
Ha feliratkozik a Műszaki Magazin Hírlevelére, sosem marad le a híreinkről! További friss híreket talál a Műszaki Magazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!
