Egy vállalat vezetése gyakran abból indul ki, hogy a dolgozók mind ugyanazokból az alapinformációkból dolgoznak. A valóságban azonban már egy épületen belül is elakadhat vagy torzulhat egy üzenet, több telephely, eltérő műszakok és nagyszámú fizikai dolgozó esetén pedig könnyen párhuzamos valóságok alakulhatnak ki.

Ahány telephely, annyi valóság – így szakad szét a belső kommunikáció

A központban megszületik egy döntés, kimegy az e-mail, felkerül az intranetre, a vezetők megkapják a tájékoztatást. Az ügyvezető úgy gondolja, hogy a kommunikáció megtörtént. Egy távolabbi telephelyen viszont a dolgozók egy része nem használ céges e-mailt, mások csak később találkoznak az információval, vagy egy középvezetőn keresztül, már értelmezve hallják azt. Mire az üzenet eljut ahhoz, akinek adott esetben végre kell hajtania a döntést, nem biztos, hogy ugyanazt jelenti, mint a kiindulóponton.

A jelenséggel már tudományos módszerekkel is foglalkoztak, mi házon belül csak telephelyi információs résnek hívjuk. Valamit közölni és végrehajtatni nem ugyanaz. A kommunikáció akkor ér célba, amikor az információ valóban, torzítás nélkül eljutott azokhoz, akiknek az alapján cselekedniük kell” – mondta Czinger Erik, a belső kommunikációs hálózatokkal foglalkozó MUNIPOLIS magyarországi vezetője. A soros információátadást („A” elmondja „B”-nek, B továbbadja „C”-nek stb.) vizsgáló kommunikációpszichológiai kísérletek szerint néhány egymást követő szóbeli továbbadás után az eredeti részletek jelentős része eltűnik. Az üzenet ráadásul nem egyszerűen rövidül: egyes elemek kiesnek, mások hangsúlyosabbá válnak, a közvetítők pedig saját értelmezésük szerint alakítják tovább.

Vállalati környezetben ez könnyen felismerhető. A felsővezető elmondja a döntést a telephelyvezetőnek, ő a középvezetőnek, az a műszak- vagy brigádvezetőnek, végül tőle hallja meg a dolgozó. Ha nincs közvetlen információforrás és visszacsatolás, minden újabb közvetítő egy újabb pont, ahol az üzenet rövidülhet, módosulhat vagy félreérthetővé válhat. A földrajzi távolság, az eltérő műszakok és a személyes kapcsolatok hiánya ezt csak rontja.

„Nem a vezetői kommunikációt kell kiváltani, a személyes magyarázat, értelmezési keret fontos. De az alapinformációnak minden érintetthez közvetlenül, azonos tartalommal kell eljutnia. Így a vezető nem hírvivő, hanem segít értelmezni, amit a munkatárs is közvetlen forrásból ismer”

– fogalmazott Czinger Erik.

A probléma azért is nehezen észrevehető, mert kívülről gyakran nem kommunikációs hibának látszik. A központ szerint az új eljárást mindenki ismeri, miközben az egyik telephely már alkalmazza, a másik még a régi gyakorlat szerint dolgozik. A HR úgy tudja, hogy mindenki megkapta a tájékoztatást, az éjszakai műszak viszont csak a kollégáktól hallott róla. Ebből nagyon hamar kialakul a tipikus kudarchelyzet, amiben minden fél a másikat hibáztatja. Több telephely esetén ez már nemcsak kommunikációs kényelmetlenség. Egy műszakrend, munkavédelmi előírás, karbantartás, logisztikai változás vagy HR-döntés esetében az eltérő információ gyorsan működési problémává válhat.

A megoldás egyértelműen a közvetlenebb és ellenőrizhetőbb kommunikáció. Egy jól működő rendszerben látszik, ki kapta meg az információt, mikor kapta meg, elolvasta-e, illetve a címzetteknek van lehetősége visszajelezni, ha valami nem egyértelmű.

„Nem azt kell tudni, hogy kiküldtünk-e egy üzenetet, hanem azt, hogy elértük-e vele azokat, akiknek tudniuk kell róla. Többtelephelyes cégeknél ezen múlhat, hogy a vállalat valóban egy szervezetként működik-e, vagy csak ugyanaz a logó van több, egymástól egyre távolabb kerülő gyár kapuján – tette hozzá Czinger Erik. A különbség akár pénzben is mérhető, de a hierarchia alján álló munkatársakat kérdezve azonnal, egyértelműen kiderül, mennyire működik egy cég belső kommunikációja.”

Ha feliratkozik a Műszaki Magazin Hírlevelére, sosem marad le a híreinkről! További friss híreket talál a Műszaki Magazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!